วันที่ 30 มิถุนายน 2569 ราชอาณาจักรไทยได้ยื่นสัตยาบันสาร (instrument of accession) ต่อราชอาณาจักรเนเธอร์แลนด์ ซึ่งทำหน้าที่เป็นผู้เก็บรักษาสนธิสัญญา (depositary) เพื่อเข้าเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮกว่าด้วยการยกเลิกข้อกำหนดเรื่องการนิติกรณ์เอกสารมหาชนต่างประเทศ ค.ศ. 1961 หรือที่รู้จักกันทั่วไปในชื่อ Apostille Convention อย่างเป็นทางการ ตามประกาศของ Hague Conference on Private International Law (HCCH) อนุสัญญาฉบับนี้จะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังพ้นระยะเวลาคัดค้านหกเดือนตามกลไกมาตรฐานของอนุสัญญาสำหรับรัฐที่เข้าเป็นภาคีใหม่ โดยเป้าหมายที่กระทรวงการต่างประเทศระบุไว้ตรงไปตรงมา คือลดขั้นตอนและต้นทุนของการรับรองเอกสารเพื่อนำไปใช้ในต่างประเทศ ทั้งสำหรับประชาชนทั่วไปและภาคธุรกิจ

สำหรับสำนักงานกฎหมายและผู้ประกอบวิชาชีพที่ทำงานด้านเอกสารข้ามพรมแดนเป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ หนังสือมอบอำนาจ หนังสือรับรองบริษัท ประกาศนียบัตร ทะเบียนสมรส ทะเบียนการหย่า หรือคำพิพากษาศาล นี่ไม่ใช่แค่ข่าวระหว่างประเทศทั่วไป แต่เป็นการเปลี่ยนโครงสร้างของงานที่ท่านทำอยู่ทุกวัน และมันมาพร้อมคำถามใหญ่อีกข้อที่ยังไม่มีคำตอบ นั่นคือสุดท้ายแล้ว Notary Public แบบไทยจะมีหน้าตาและหน้าที่เป็นอย่างไร

Apostille แก้ปัญหาอะไร

ระบบรับรองเอกสารในไทยที่ใช้กันมาจนถึงปัจจุบัน หรือที่เรียกว่า "chain legalization" ประกอบด้วยสามขั้นตอนเรียงกัน คือเอกสารต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานรัฐซึ่งเป็นผู้ออกเอกสารหรือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Service Attorney หรือ NSA) ก่อน จากนั้นจึงนำไปรับรองอีกชั้นที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และสุดท้ายต้องนำไปรับรองอีกชั้นที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางที่จะใช้เอกสารนั้น แต่ละขั้นตอนมีค่าธรรมเนียม เวลาทำการ และคิวของตัวเอง เอกสารฉบับหนึ่งอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์กว่าจะพร้อมใช้งานจริง

อนุสัญญา Apostille แทนที่สามขั้นตอนนี้ด้วยใบรับรองมาตรฐานเดียว คือ "apostille" ที่ออกโดยหน่วยงานที่แต่ละประเทศกำหนดให้เป็น Competent Authority ของตน สำหรับเอกสารที่จะใช้ในประเทศภาคีด้วยกัน เอกสารไทยที่มี apostille แนบมาแล้วจะได้รับการยอมรับในประเทศภาคีอื่นทันที โดยไม่ต้องผ่านสถานทูตอีกชั้น และในทางกลับกัน เอกสารจากประเทศภาคีอื่นที่มี apostille ของประเทศนั้นแนบมา ก็ไม่ต้องนำมาผ่านการรับรองที่สถานทูตไทยในประเทศนั้นหรือที่กรมการกงสุลไทยอีกต่อไป

ภายใต้ระบบเดิมหรือ chain legalization เอกสารจะต้องผ่านการรับรองเป็นลำดับขั้น ไม่ว่าจะเป็นตั้งแต่หน่วยงานรํฐผู้รับรองต้นทาง หรือ Notarial Service Attorney (NSA) แล้วจึงนำไปรับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และในกรณีที่ประเทศปลายทางกำหนด อาจต้องนำไปรับรองต่อที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้นอีกชั้นหนึ่ง ขณะที่ภายใต้ระบบ Apostille ขั้นตอนในส่วนของการรับรองโดยสถานทูตหรือสถานกงสุลจะถูกตัดออก โดยหลังจากเอกสารผ่านการรับรองต้นทางตามที่จำเป็นแล้ว ก็สามารถนำไปขอ Apostille จากหน่วยงานที่ได้รับแต่งตั้งเป็น Competent Authority ได้โดยตรง

ข้อควรระวังที่สำคัญและมักถูกมองข้ามคือ apostille ใช้ได้เฉพาะระหว่างประเทศที่เป็นภาคีอนุสัญญาด้วยกันเท่านั้น หากท่านต้องใช้เอกสารในประเทศที่ไม่ได้เป็นภาคี กระบวนการ chain legalization แบบเดิมผ่านสถานทูตยังคงจำเป็นอยู่เช่นเดิมไม่มีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น จึงต้องตรวจสอบสถานะภาคีของประเทศปลายทางเป็นรายกรณีไป ไม่ใช่สันนิษฐานว่า apostille ใช้ได้กับทุกประเทศ และอีกจุดหนึ่งที่ควรทำความเข้าใจให้ตรงกันคือ apostille รับรองเพียงความถูกต้องของลายมือชื่อ ตำแหน่ง และตราประทับของผู้ลงนามในเอกสารเท่านั้น ไม่ได้รับรองความถูกต้องของเนื้อหาเอกสารแต่อย่างใด ซึ่งเป็นหลักการเดียวกับระบบรับรองเอกสารแบบเดิม

Apostille กับอนาคตของ Notarial Service Attorney

เมื่อพูดถึงระบบ Apostille ประเด็นสำคัญไม่ได้อยู่เพียงว่าใครเป็นผู้ออกใบรับรอง Apostille แต่ยังอยู่ที่ว่า เอกสารประเภทใดถือเป็น “เอกสารมหาชน” (public document) ที่สามารถอยู่ภายใต้ระบบ Apostille ได้ด้วย

เอกสารที่สามารถรับรองได้ตาม Apostille Convention ครอบคลุมเอกสารมหาชนหลายประเภท ตั้งแต่เอกสารที่ออกโดยศาลหรือเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการยุติธรรม เอกสารทางปกครอง notarial acts ไปจนถึง official certificates ที่วางอยู่บนเอกสารที่บุคคลลงนามในฐานะเอกชน เช่น การรับรองการจดทะเบียน การรับรองว่าเอกสารมีอยู่ ณ วันใดวันหนึ่ง และการรับรองลายมือชื่อโดยเจ้าหน้าที่หรือ notary

ปัจจุบันประเทศไทยยังไม่มีกฎหมายจัดตั้งวิชาชีพ Notary Public ตามกฎหมายเฉพาะในลักษณะเดียวกับหลายประเทศ แต่มีระบบ “ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร” (Notarial Service Attorney หรือ NSA) ซึ่งสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์จัดให้มีการอบรม ขึ้นทะเบียน และกำกับดูแลตามข้อบังคับและระเบียบของสภาทนายความที่เกี่ยวข้อง โดยในทางปฏิบัติ NSA ทำหน้าที่รับรองลายมือชื่อ สำเนาเอกสาร คำแปล และข้อเท็จจริงบางประเภทตามขอบเขตที่กำหนด และคำรับรองดังกล่าวถูกนำมาใช้กับธุรกรรมและเอกสารระหว่างประเทศมาเป็นเวลานาน

อย่างไรก็ตาม การมี NSA ไม่ได้หมายความว่าประเทศไทยมีระบบ Notary Public ในความหมายเดียวกับต่างประเทศแล้วโดยอัตโนมัติ และนี่คือจุดที่การเข้าเป็นภาคี Apostille ทำให้คำถามเรื่องสถานะของ NSA กลับมามีความสำคัญอีกครั้ง เพราะระบบ Apostille จำเป็นต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าเอกสารหรือคำรับรองประเภทใดภายใต้กฎหมายไทยจะถือเป็นเอกสารมหาชนที่สามารถนำมารับรอง Apostille ได้

ในอีกทางหนึ่ง มีรายงานว่ากำลังมีการพิจารณาผลักดันพระราชบัญญัติ Notary Public ฉบับใหม่ภายใต้การกำกับดูแลของกระทรวงยุติธรรม โดยมีเป้าหมายเพื่อยกระดับมาตรฐานการรับรองเอกสารของไทยให้สอดคล้องกับแนวปฏิบัติสากล และเตรียมความพร้อมรองรับการเข้าเป็นภาคี Apostille Convention หากข้อเสนอนี้กลายเป็นกฎหมายจริง จะเป็นการเปลี่ยนโครงสร้างครั้งใหญ่

ประเด็นนี้สำคัญเพราะระบบ Notary Public ทั่วโลกแบ่งออกเป็นสองสายใหญ่ ๆ ที่มีปรัชญาต่างกันโดยพื้นฐาน สายแรกคือระบบ common law อย่างสหรัฐอเมริกาหรือหลายมณฑลของแคนาดา ซึ่งการเป็น notary public ไม่จำเป็นต้องเป็นทนายความมาก่อน เพียงผ่านการอบรมและขึ้นทะเบียนตามเกณฑ์ที่รัฐกำหนดก็สามารถทำหน้าที่รับรองลายมือชื่อได้ อำนาจของ notary ในระบบนี้ค่อนข้างจำกัด เน้นการยืนยันตัวตนของผู้ลงนามเป็นหลัก ส่วนสายที่สองคือระบบ civil law แบบ "Latin notary" ที่ใช้กันในยุโรปภาคพื้นทวีปและประเทศละตินอเมริกาหลายแห่ง เช่น ฝรั่งเศสหรือเยอรมนี ซึ่ง notary ในระบบนี้ต้องเป็นนักกฎหมายที่ผ่านการฝึกอบรมอย่างเข้มข้น มีสถานะเป็นเจ้าพนักงานสาธารณะ (public officer) และมีอำนาจในการจัดทำ "authentic instrument" ที่มีผลทางกฎหมายสูงกว่าการรับรองลายมือชื่อธรรมดา เพราะระบบกฎหมายไทยมีรากฐานมาจากประเพณี civil law การถกเถียงว่าไทยควรเดินตามแบบใดจึงมีน้ำหนักทั้งสองทาง

ทั้งนี้ การเข้าเป็นภาคี Apostille Convention เองไม่ได้บังคับให้ไทยต้องออกกฎหมาย Notary Public ฉบับใหม่แต่อย่างใด อนุสัญญากำหนดเพียงว่าแต่ละรัฐภาคีต้องมี Competent Authority ที่ทำหน้าที่ออก apostille รับรองเอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมายภายในของตนอยู่แล้วเท่านั้น ดังนั้นข้อเสนอ พ.ร.บ. Notary Public จึงเป็นการปฏิรูปเชิงนโยบายที่เดินคู่ขนานกัน มีเป้าหมายเพื่อยกระดับความน่าเชื่อถือและมาตรฐานสากลของการรับรองเอกสารไทยในภาพรวม มากกว่าจะเป็นเงื่อนไขทางกฎหมายที่ apostille บังคับไว้โดยตรง

สรุป และสิ่งที่ต้องติดตาม

ในระยะสั้น สิ่งที่ยืนยันได้แน่ชัดคือประเทศไทยจะเข้าเป็นภาคี Apostille Convention อย่างมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เป็นต้นไป กระบวนการรับรองเอกสารเพื่อใช้ในประเทศภาคีอื่นจะสั้นลงเหลือขั้นตอนเดียว โดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ มีแนวโน้มจะเป็นหน่วยงานผู้ออก apostille แต่รายละเอียดเชิงปฏิบัติยังต้องรอประกาศที่เป็นทางการ และสำหรับเอกสารที่ต้องใช้กับประเทศนอกภาคี กระบวนการ chain legalization แบบเดิมยังคงมีอยู่ควบคู่กันไปไม่เปลี่ยนแปลง

ส่วนคำถามที่ยังไม่มีคำตอบ คือหน้าตาของระบบรับรองเอกสารต้นทางของไทยในระยะยาวจะเป็นอย่างไร จะยังคงเป็นระบบ NSA ภายใต้สภาทนายความที่กำลังทำอยู่ในขณะนี้ หรือจะกลายเป็นระบบ Notary Public ที่รัฐกำกับดูแลโดยตรงตามข้อเสนอที่มีการพูดถึง และหากเป็นแบบหลัง จะออกแบบตามแนวทาง common law ที่เปิดกว้างให้บุคคลทั่วไปเป็น notary ได้ หรือจะยังคงยึดโยงกับความเป็นนักกฎหมายแบบ civil law ที่ใกล้เคียงกับระบบกฎหมายไทยมากกว่า หรือสุดท้ายจะออกมาเป็นแบบผสมผสานที่รักษาฐานทนายความไว้แต่ย้ายอำนาจกำกับดูแลไปอยู่ในมือรัฐ ทั้งหมดนี้ยังไม่มีคำตอบที่ชัดเจน เพราะจนถึงขณะนี้ยังไม่มีร่างพระราชบัญญัติ Notary Public ฉบับที่เข้าสู่กระบวนการนิติบัญญัติอย่างเป็นทางการให้พิจารณาเนื้อหาโดยละเอียด สิ่งที่ทำได้ในตอนนี้คือติดตามความเคลื่อนไหวอย่างใกล้ชิด และเตรียมพร้อมรับมือกับทุกความเป็นไปได้ Pulse Legal จะติดตามและอัปเดตความคืบหน้าของร่างกฎหมายฉบับนี้ให้ทราบทันทีที่มีความชัดเจนมากขึ้น

หากท่านหรือธุรกิจของท่านมีเอกสารที่ต้องเตรียมความพร้อมสำหรับการรับรองเพื่อใช้ในต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือมอบอำนาจ หนังสือรับรองบริษัท หรือเอกสารอื่นที่ต้องใช้ในต่างประเทศ และต้องการคำแนะนำว่าเอกสารของท่านควรเตรียมตัวรับมือกับการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบ apostille ในเดือนกุมภาพันธ์ 2570 อย่างไร ทีมงาน Pulse Legal ยินดีให้คำปรึกษา

แหล่งที่มา